Svi mi imamo izazove kad se nađemo u komunikaciji ili suradnji s tipovima ljudi s kojima nismo na sličnoj valnoj duljini, s kojima ne dijelimo vrijednosti i s kojima nam je teško i izazovno.
I već sama pomisao na komunikaciju ili poslovni odnos s nekom takvom osobom negativno utječe na našu motivaciju.
No što kad bih vam rekla da nema teških ljudi, ako naučite kako se nositi s njima.
Zamislite na tren da ste i vi nekome “teški”.
Ne prenosite informacije pravovremeno ili jasno, ne dajete jasne rokove, očekujete, a ne kažete što točno – iako se sebi činite vrlo jasnima i sasvim konkretnima, osuđujete, prigovarate..
Teško je subjektivno
To što ste vi nekom teški, a vama su teški neki drugi, stanje je ljudske vrste.
Svi smo mi različiti, posebni, specifični.
Svatko od nas ima svoju percepciju, koja je osobna projekcija. U našem je svijetu sve subjektivno i za svakog pojedinca različito.
Sebi se uvijek činimo jako jasni i smatramo da smo u pravu (jer prema sebi ne možemo biti objektivni).
Ono što možemo naučiti jest kako naći način razumjeti nama „teške“ ljude, kako im pristupiti, kako ih prihvatiti s mišljenjem i stavom koji je u potpunosti suprotan našemu i kako pritom biti dobro, da nas ne izbace iz takta i da primjereno reagiramo.
Prvi je korak prihvatiti različitost
Tek nakon što prihvatimo različitost u stavu, mišljenju, vrijednostima, možemo početi razmišljati o sljedećem:
- kako im pristupiti
- kako uspostaviti „vezu“
- kako se možemo bolje razumjeti
- kako se možemo asertivno složiti da se ne slažemo, poštivati stavove druge strane, a zauzeti se za sebe.
Uza sve to, trebamo prihvatiti da problem ne leži u njima, već u nama.
Ključno je prihvatiti činjenicu da, kad nam je neka osoba jako izazovna ili „teška“, to je zapravo naš izazov, a nije problem druge strane. Sigurno je da bi neka treća osoba s tim našim „teškim“ sugovornikom prošla puno bezbolnije, bolje bi se razumjeli i lakše dogovorili.
Rad s teškim ljudima može testirati profesionalnost i strpljenje. Važno je ostati smiren, pribran i usredotočen na temu ili zadatak koji je pred nama, čak i u izazovnim situacijama.
Procijenite želite li ulagati u taj odnos
Kad sve odvagnete hladne glave, možda shvatite da vam kontakt s tom osobom i izgradnja daljnjeg odnosa uopće nisu potrebni. No ako znate da vam je važno izgraditi odnos, onda možete donijeti odluku da ste spremni uložiti vrijeme i energiju u taj proces. No čak i kad to shvatite, imajte na umu da ponekad jednostavno ne ide. I ne treba forsirati. Nismo svi za sve i ne trebamo se družiti, prilagođavati svima.
Treba znati odrediti prioritete i naći način koji je dobar za nas.
Naravno – ako baš morate graditi odnos jer vam je to, na primjer, šef ili kolega bez kojeg ne možete raditi svoj posao, ostvariti ciljeve i planove, onda je svakako preporuka da se potrudite.
Kod susreta s teškim ljudima važna je empatija, odnosno pokušati ući u cipele druge strane, bolje istražiti i shvatiti njihovu perspektivu.
Razumijevanjem njihovih perspektiva i motivacija, uspostavljanjem jasnih granica i fokusiranjem na pronalaženje rješenja, moguće je navigirati kroz ove izazove, poticati učinkovitu komunikaciju i graditi suradnju.
Važno je ostati smiren, pribran i usredotočen na zadatak ili cilj koji je pred nama, čak i u izazovnim situacijama. Interakcija s teškim ljudima može biti emocionalno iscrpljujuća jer njihovo ponašanje može izazvati frustraciju, ljutnju ili stres.
Vodite računa o sebi
Prepoznavanje vlastitih emocija i reakcija i upravljanje njima u izazovnim situacijama olakšat će vam susrete s teškim ljudima.
Važno je biti asertivan i imati na umu da je važno postaviti granice, a ne doživljavati osobno.
A što kada imate “teške” zaposlenike u svom timu?
Kada ste na poziciji da upravljate ljudima, tada je vaša odgovornost identificirati problem koji postoji kod pojedinca zbog njegove/njezine osobnosti koja se manifestira ponašanjima koja štete odnosima u timu ili prema klijentu te ostvarenju rezultata, i odgovornost vam je pozabaviti se time.
- Potrebno je reagirati.
- Pokrenuti promjenu.
- Obaviti kvalitetan feedback razgovor koji će teći u dva smjera jer je važno da čujete što se događa iz njegove/njezine perspektive. Zatim vi trebate jasno i potkrijepljeno opisima konkretnih situacija i događaja reći u čemu vidite problem ili prostor za poboljšanje.
- Definirati razvojne mjere i sljedeće korake.
- Postići razumijevanje obostranim dogovorom i preuzimanjem odgovornosti.
Ne zaboravite da imate odgovornost pratiti daljnji razvoj, tj. ima li pomaka, te ponovno trebate dati povratnu informaciju zaposleniku kako vidite pomake. U ovim svim koracima važna je dosljednost.
Pazite koga hvalite (i pred kim)
Kod davanja povratne informacije većini je ljudi poznato pravilo da pozitivan feedback, odnosno pohvalu, možemo reći zaposleniku i pred drugima, ali treba pripaziti da ostatak tima ne reagira loše na pohvalu koja je upućena nekom pojedincu. Ako slučajno pretjerate s pohvalama, možete izazvati kontraefekt i zavist kod ostatka tima.
Zato je važno koga, za što i kako pohvaljujete – svaki je detalj važan.
Kako iskomunicirati neugodne vijesti
Kada upravljam timom, uvijek se pitam kakav će efekt polučiti moj postupak, poruke koje prenosim, povratna informacija koju pružam, ili ako odlučim ništa ne poduzeti. Prilikom pripreme unaprijed se pitam kakva bi mogla biti reakcija druge strane. Kada nešto izgovorimo ili učinimo, nema povratka, ne može se to izbrisati, i zato je važno paziti kako nastupamo.
Kada kod pružanja povratne informacije moramo dati kritiku na nešto, odnosno kod pružanja konstruktivnog feedbacka, pravilo je da se on uvijek daje samo toj osobi kojoj je upućen, nikako pred drugima. Jer radi se o neugodnoj situaciji, i zato publika nije potrebna. Ne postoji osoba kojoj je zadovoljstvo primiti kritiku, pa makar ona bila vrlo konstruktivna, uvijek nas to barem malo zaboli. Zato je važno obaviti takav razgovor direktno s osobom na koju se odnosi, bez prisutnosti ostatka tima.
Ako imate neku zahtjevnu ili, nazovimo je tako, kritičnu situaciju, povedite pojačanje iz menadžmenta ili predstavnika iz ljudskih potencijala (HR) kao dodatni par očiju.
HR praksa je da u takvim situacijama ne bude samo šef s tim zaposlenikom, nego da bude prisutna još jedna osoba na rukovodećoj poziciji ili predstavnik iz HR-a kao neutralni svjedok.
I jako je bitno dati povratnu informaciju pravovremeno, jer ako prođe puno vremena, gubi se smisao i nema efekta pozitivnog pomaka.
Budite spremni za izazove u komunikaciji
Kada identificiramo da problem u odnosu s nekim postoji, imamo priliku odlučiti nešto poduzeti, jer to znači da smo preuzeli odgovornost i znamo zašto to želimo napraviti (odnos s osobom nam je važan) te promišljamo što ćemo poduzeti.
Imamo izbor ponašanja, možemo posegnuti za „kutijom s alatima“ koje smo prikupili iz literature, edukacije, rada s coachem ili razgovora s mentorom ili kolegom, i donijeti odluku što ćemo poduzeti.
Važna je priprema što, kako i što ako.
Pripremam se da izbjegnem svoju lošu ili neprimjerenu reakciju, zato promišljam unaprijed. Naša reakcija na teške ljude obično ne završi dobro ili onako kako mi zapravo želimo.
Često nas „povuče“ situacija i upletemo se u mrežu pa ponekad i reagiramo impulzivno, napadački. Zato treba biti svjestan sebe i reagirati što je bolje moguće u danoj situaciji: paziti da ne dođe do ishitrene reakcije, prvo promisliti, udahnuti, a tek onda izgovoriti riječi.
Samorefleksija tu radi čuda.
Ulaganjem u sebe kroz edukacije ili rad s coachem sigurno je lakše naći način.
A što kad vas u potpunosti ignoriraju
Sve gore navedeno pada u vodu kada imate posla s osobom koja je fiksirana samo na sebe. Ne vidi vas, ne čuje što joj govorite, i zapravo samo čeka da se udaljite kako bi nastavila raditi po svom.
Taj tip ljudi često ima grandioznu sliku sebe kao usamljenog genija, čiji genij drugi ljudi ne mogu ni pojmiti. Kao što ne mogu razumjeti njihov potencijal, uspjeh i veličinu. Znate one ljude kojima se neprestano treba diviti? I koji imaju stav da su oni u pravu i bolji od drugih jer svi drugi ih nisu dostojni i zapravo su nebitni. Ego kod takvih osoba igra veliku ulogu.
Uz izraženu kompetitivnost i želju za dokazivanjem svojeg genija, koriste i razne manipulacije kako bi stvorili sliku sebe kao odraz svoje iskriviljene vizije, parazitirajući na tuđim idejama i radu.
Jedan moj kolega iz kreativnih industrija jednom je prilikom vlasniku jedne tvrtke prezentirao ideju kako povećati prodaju maštovitim ekstenzijama na njihovu postojeću liniju proizvoda. Na kraju sastanka vlasnik tvrtke sam je sebi čestitao riječima: “Baš sam se ovo dobro sjetio, zar ne?” i pogledao ga kao da očekuje potvrdu.
Ako netko besramno preuzme sve zasluge za nešto što radite i samo je njegovo viđenje stvari ispravno, bez ikakve želje da čuje drugu stranu ili shvati što ona želi, radi se o osobi s emotivnim defektom, koju jednostavno nije briga za druge ljude.
To je jako opasna situacija za vas i morate se znati asertivno zaštititi. Ne doživljavati njihov nastup emotivno i ne dopustiti da vas uvuku u svoje igre.
Kako? Jasno povučete granicu, ne ulazite u sukob, već argumentirano branite svoju poziciju i ne date se uvući.
Osoba s kojom komunicirate zapravo je izrazito nesigurna i neprestano misli kako su svi drugi bolji od nje, a te stalne usporedbe znaju je prebaciti iz paranoje u agresiju.
Takvi se ljudi ne znaju nositi s kritikom, čak ni kad je dobronamjerna, jer svaka kritika ruši njihove iluzije.
I što je najgore, vrlo su osvetoljubivi.
Da, bilo bi idealno poslati ih na terapiju, ali oni su „genijalni i ne mogu naučiti ništa novo i više”.
U početku vas mogu fascinirati i zadiviti, no brzo otkriju sve loše što nose sa sobom.
Koliko god se trudili, nećete ih promijeniti, ali možete i morate asertivno zastupati sebe.
Kako pristupiti osobi čije nam ponašanje nije prihvatljivo
Nečije ponašanja ne nastaje u vakuumu.
Uvijek postoji prije i poslije samog ponašanja. Upravo je okruženje bitno jer nam ono daje uvid u razloge za određeno ponašanje, ali i ideje kako riješiti problem.
Događanja prije negativnog odnosa često su uzrok, a ono što se zbiva poslije potkrepljuje negativni odnos.
Ako ostanete u toj vezi, problem će se najvjerojatnije povećati.
A ako se nešto promijeni u toj vezi, mijenja se i ponašanje.
Kako tome pristupiti?
- korak: Jasno i precizno odredite neželjeno ponašanje.
- korak: Ustanovite uzrok.
- korak: Jasno i točno ustanovite kakvo je željeno ponašanje u tim situacijama (obično je to upravo suprotno od nepoželjnog).
- korak: Ustanovite kako je moguće promijeniti ono što je uzrok takvom ponašanju, koji pristup vi možete primijeniti.
- korak: Razmislite kako, kojim je koracima moguće promijeniti ono što ga potiče, što bi možete poduzeti.
- korak: Procjenite je li vaš plan izvediv, imajte na umu isplanirati i pristup B.
- korak: Uvedite promjene i promatrajte mijenja li se neželjeno ponašanje nabolje.
- korak: Budite dosljedni.
- korak: Budite asertivni od početka do kraja!
Vi ste odgovorni za rješavanje problema s Ijudima. I upravo zato što o vašem odnosu ovisi i njihov odnos, imate onakve šefove, kolege, partnere, zaposlenike kakve zaslužujete.
I što je najvažnije, kad pokušavate uspostaviti odnos s nekim tko vam je izrazito težak na ovaj ili onaj način, vodite računa o tome da i vi sami ne postanete teška osoba.
I pohvalite sami sebe kad god uspijete isplivati iz sraza s ljudima od kojih biste se najradije sakrili kad ih sretnete na hodniku ili u prolazu.
Suočavanje s njima, koliko god bilo neugodno, vama omogućava rast i razvoj, i svaki je put sve lakše jer razvijate odnos.
Naravno, osim s onima iz predzadnjeg odlomka – njih morate samo preživjeti i zauzeti se za sebe.
Ako vam treba pomoć i priprema za neki susret s teškim ljudima, dogovorite termin besplatnih konzultacija.
I tko zna, možda otkrijete još tema na kojima bismo mogli raditi i razvijati vas i vašu tvrtku